11 tips for giving constructive criticism
Anyone can give constructive criticism, but in order to do so, it’s important to approach the feedback session in the right way. If you’ve never practiced giving constructive criticism before, try these 11 dos and don’ts to keep your feedback helpful, constructive, and friendly.
1. Do: Use “I” statements
“I” statements are a way to express your opinion by focusing on the situation, rather than the person you’re talking about. “I” statements begin with “I feel…” or “I think…” instead of “You said…” or “You did…”
With an “I” statement, you can make feedback feel less personal by centering it around your experience. By beginning every sentence with “I,” you’re constantly clarifying that you’re sharing your thoughts and opinions—rather than objective fact. This can help reduce the feelings of personal defensiveness that often come with any kind of criticism, and make the entire feedback session more productive.
Example of an “I” statement
“I think you could use more images in your slides. Sometimes, I spend my time reading the text on the page, which is distracting for me. What if instead, you only included the main themes on each slide?”
2. Don’t: Use the sandwich method
You’ve likely heard of the sandwich method (sometimes called the “feedback sandwich”) before—this is possibly the most well-known criticism strategy. In the sandwich method, you start off with a positive note, mention a constructive criticism, then finish off with another positive comment.
Despite its popularity, the sandwich method isn’t an effective way to communicate helpful, constructive criticism. Because you’re nesting the constructive criticism, there’s little opportunity to make that feedback actionable or brianstorm next steps. Instead, spend your time making your feedback as specific and helpful as possible—no matter how many pieces of feedback you have to give.
3. Do: Provide actionable feedback
The goal of providing constructive feedback is to give the person something they can work on. In addition to pointing out what could be improved, good constructive criticism includes ideas and next steps that the person can take in order to further develop their skills. When you provide your feedback, make sure to clarify that you’re open to further discussion or brainstorming if that would be helpful for the person you’re giving feedback to.
If your feedback isn’t actionable, don’t give it, or wait until you have something actionable before bringing it to the person’s attention. Without actionable advice, your feedback strays dangerously close to destructive criticism, rather than constructive help.
Example of providing actionable constructive criticism
“I really liked the idea you shared during the marketing campaign meeting. However, I think the reason it didn’t get as much traction as it could have was because you didn’t tie it back to the process. If I were you, I’d bring some relevant examples to support your plan.”
4. Don’t: Publicly share your feedback
Even the best-phrased criticism can be hard to take, especially if the person you’re giving feedback to spent a lot of time and energy on their work. In order for feedback to be constructive and helpful, you want to open a dialogue about how the person can improve.
This type of dialogue isn’t possible if you share your feedback publicly. Instead of starting a conversation, the person might feel embarrassed, ashamed, or personally attacked. They might respond defensively or just move on without internalizing the feedback. Make sure you’re taking the time to sit down and chat, in order to have the most productive conversation. Either schedule time to give constructive criticism, or use a regularly scheduled 1:1 to do so.
5. Do: Include positive comments where appropriate
Just because the sandwich method isn’t the best way to provide feedback doesn’t mean you shouldn’t give positive feedback. Constructive criticism shouldn’t just be about negative feedback. Telling someone what they’ve done well is just as helpful. That way, they can spend time honing their strengths—in addition to strengthening their weaknesses.
Example of positive constructive criticism
“Your work this past week was really innovative. I appreciated how you approached customer feedback from a new angle—I feel like you found a solution we might not have thought of.”
6. Don’t: Force positivity
That being said, just like you want to avoid the sandwich method, you should also avoid forced positivity. The point of constructive feedback isn’t to give the person meaningless compliments—it’s to help them move forward and improve.
No matter what type of feedback you’re giving, make sure you think it through and really mean it. Insincere feedback can feel unhelpful and make future feedback sessions more difficult.
7. Do: Make it a conversation
Constructive criticism isn’t valuable unless there’s a give and take aspect. Part of using “I” statements is to provide feedback from your perspective. The person you’re giving feedback to, though, might have a different point of view. Give them time to ask questions about why you feel the way you do and how they can improve based on your feedback. Keep in mind that the best feedback is collaborative, not prescriptive.
Example of how to make constructive feedback a conversation
“I feel like your focus for this past project was a little off. What do you think? Is there something you’re unclear about in regards to our approach to this project?”
8. Don’t: Attempt to “surprise” with feedback
Giving feedback can be uncomfortable. Sometimes, it might feel awkward or unpleasant to let the person know you want to give them some feedback—what if they come into the conversation on the defensive, or have additional questions for you?
Though feedback sessions can be uncomfortable, attempting to “surprise” someone with feedback can turn a potential growth moment into a negative experience. If your feedback comes from left field, it can be frustrating, overwhelming, and make the person feel personally attacked. Instead, make sure you let the person know that this will be a feedback session.
9. Do: Give feedback in a timely manner
Constructive criticism is helpful if it’s given relatively soon after the action occurred. That way, the scenario is fresh in both of your minds. If you wait too long, your feedback might be less relevant, which makes it less helpful. Aim to give feedback within 2-7 days of the situation.
Example of timely feedback
“I wanted to follow up on the presentation you gave to executive stakeholders last Thursday. I thought your slides were really clear, but I would have liked more time for Q&A. Maybe next time, you could send over some pre-reading to skip the early slides
10. Don’t: Give feedback without thinking it over
Even though you do want to give feedback in a timely manner, you don’t want to give it immediately without thought. Even if you had a lightbulb moment of realization of how this person could improve, wait at least a day to make sure this feedback needs to be expressed and that you can do so in a constructive, positive way. Before scheduling your feedback session, ask yourself:
Is this feedback something that will help them improve?
Do they need to hear this feedback?
Am I prepared to help them brainstorm how to improve?
What, if any, next steps can the person take?
11. Do: Maintain a friendly tone and body language
Ultimately, you’re providing feedback in order to help a person improve. Even if the feedback is hard to give, make sure you’re keeping your body language positive and your tone light.
You might not feel comfortable giving constructive criticism at first, so consider practicing what you’re going to say and how you’re going to say it. Pay particular attention to your tone, and make sure you aren’t frowning, glaring, or crossing your arms. Even if you aren’t actually frustrated, these signals can raise the person’s defensiveness and lead to an unproductive feedback session. If you’re giving feedback remotely, be sure to turn your video on for the call.
11 نکته برای انتقاد سازنده
هر کسی می تواند انتقاد سازنده ای ارائه دهد، اما برای انجام این کار، مهم است که به جلسه بازخورد به روشی درست برخورد کنید. اگر قبلاً هرگز انتقاد سازنده را تمرین نکردهاید، این ۱۱ باید و نباید را امتحان کنید تا بازخوردتان مفید، سازنده و دوستانه باشد.
1. آیا: از عبارات “من” استفاده کنید
جملات “من” راهی برای بیان نظر خود با تمرکز بر موقعیت، به جای شخصی که در مورد او صحبت می کنید، است. جملات «من» با «احساس میکنم…» یا «فکر میکنم…» به جای «تو گفتی…» یا «تو انجام دادی…» شروع میشود.
با عبارت «من»، میتوانید بازخورد را با تمرکز بر تجربهتان کمتر شخصی کنید. با شروع هر جمله با “من”، شما دائماً روشن می کنید که افکار و نظرات خود را به اشتراک می گذارید – نه واقعیت عینی. این می تواند به کاهش احساسات تدافعی شخصی که اغلب با هر نوع انتقادی همراه است کمک کند و کل جلسه بازخورد را سازنده تر کند.
نمونه ای از عبارت “من”.
“من فکر می کنم می توانید از تصاویر بیشتری در اسلایدهای خود استفاده کنید. گاهی اوقات وقتم را صرف خواندن متن روی صفحه می کنم که حواس من را پرت می کند. اگر در عوض، فقط مضامین اصلی را در هر اسلاید قرار دهید، چه میشود؟»
2. از روش ساندویچ استفاده کنید
احتمالاً قبلاً در مورد روش ساندویچ (که گاهی اوقات “ساندویچ بازخورد” نامیده می شود) شنیده اید – این احتمالاً شناخته شده ترین استراتژی انتقاد است. در روش ساندویچ، شما با یک یادداشت مثبت شروع می کنید، یک انتقاد سازنده را ذکر می کنید، سپس با یک نظر مثبت دیگر پایان می دهید.
روش ساندویچ علیرغم محبوبیت آن، روش موثری برای برقراری ارتباط با انتقاد سازنده و مفید نیست. از آنجایی که انتقاد سازنده را در خود جای داده اید، فرصت کمی برای عملی کردن بازخورد یا طوفان گام های بعدی وجود دارد. در عوض، وقت خود را صرف کنید تا بازخورد خود را تا حد امکان خاص و مفید بسازید – مهم نیست که چقدر بازخورد دارید.
3. انجام دهید: بازخورد عملی ارائه دهید
هدف از ارائه بازخورد سازنده این است که به فرد چیزی بدهد که بتواند روی آن کار کند. انتقاد سازنده خوب علاوه بر اشاره به مواردی که می تواند بهبود یابد، شامل ایده ها و گام های بعدی است که فرد می تواند به منظور توسعه بیشتر مهارت های خود بردارد. وقتی بازخورد خود را ارائه میدهید، مطمئن شوید که اگر برای شخصی که به او بازخورد میدهید مفید باشد، آماده بحث یا طوفان فکری بیشتر هستید.
اگر بازخورد شما قابل اجرا نیست، آن را ندهید، یا منتظر بمانید تا قبل از جلب توجه فرد، چیزی قابل اجرا داشته باشید. بدون توصیه عملی، بازخورد شما به طور خطرناکی به انتقاد مخرب نزدیک می شود تا کمک سازنده.
نمونه ای از ارائه انتقاد سازنده عملی
ایده ای که در جلسه کمپین بازاریابی به اشتراک گذاشتید را بسیار دوست داشتم. با این حال، من فکر میکنم دلیل اینکه کشش آنچنانی که میتوانست به دست نیاورد، این بود که شما آن را به این فرآیند مرتبط نکردید. اگر من جای شما بودم، چند مثال مرتبط برای حمایت از طرح شما میآورم.»
4. نباید: بازخورد خود را به صورت عمومی به اشتراک بگذارید
حتی دریافت بهترین انتقاد ممکن است سخت باشد، به خصوص اگر فردی که به او بازخورد می دهید، زمان و انرژی زیادی را صرف کار خود کرده باشد. برای اینکه بازخورد سازنده و مفید باشد، میخواهید یک گفتگو در مورد اینکه چگونه فرد میتواند بهبود یابد باز کنید.
اگر بازخورد خود را به صورت عمومی به اشتراک بگذارید، این نوع گفتگو امکان پذیر نیست. به جای شروع مکالمه، فرد ممکن است احساس خجالت، شرم و یا حمله شخصی کند. آنها ممکن است به صورت تدافعی پاسخ دهند یا فقط بدون درونی کردن بازخورد پیش بروند. مطمئن شوید که زمانی را برای نشستن و گپ زدن اختصاص می دهید تا سازنده ترین گفتگو را داشته باشید. یا زمانی را برای انتقاد سازنده برنامه ریزی کنید، یا برای انجام این کار از یک برنامه ریزی منظم استفاده کنید.
5. انجام دهید: در صورت لزوم نظرات مثبت را درج کنید
فقط به این دلیل که روش ساندویچ بهترین راه برای ارائه بازخورد نیست، به این معنی نیست که نباید بازخورد مثبت بدهید. انتقاد سازنده نباید فقط در مورد بازخورد منفی باشد. گفتن اینکه به کسی چه کاری را خوب انجام داده است به همان اندازه مفید است. به این ترتیب، آنها می توانند علاوه بر تقویت نقاط ضعف، زمانی را صرف تقویت نقاط قوت خود کنند.
نمونه ای از انتقاد سازنده مثبت
“کار شما در این هفته گذشته واقعاً نوآورانه بود. من از نحوه برخورد شما با بازخورد مشتریان از یک زاویه جدید قدردانی کردم – احساس می کنم راه حلی پیدا کردید که شاید فکرش را نمی کردیم.
6. انجام ندهید: مثبت بودن را مجبور کنید
همانطور که گفته شد، همانطور که می خواهید از روش ساندویچ اجتناب کنید، باید از مثبت بودن اجباری نیز اجتناب کنید. هدف از بازخورد سازنده تعارف بیمعنی به فرد نیست، بلکه کمک به او برای پیشرفت و پیشرفت است.
مهم نیست که چه نوع بازخوردی ارائه می دهید، مطمئن شوید که به آن فکر کرده اید و واقعاً به آن فکر می کنید. بازخورد غیر صادقانه می تواند مفید نباشد و جلسات بازخورد آینده را دشوارتر کند.
7. انجام دهید: آن را به یک گفتگو تبدیل کنید
انتقاد سازنده ارزشی ندارد مگر اینکه جنبه ای وجود داشته باشد. بخشی از استفاده از عبارات “من” ارائه بازخورد از دیدگاه شما است. شخصی که به او بازخورد می دهید، ممکن است دیدگاه متفاوتی داشته باشد. به آنها زمان بدهید تا سوالاتی درباره اینکه چرا این احساس را دارید بپرسند و چگونه میتوانند بر اساس بازخورد شما پیشرفت کنند. به خاطر داشته باشید که بهترین بازخورد، مشارکتی است، نه تجویزی.
مثالی از نحوه ایجاد بازخورد سازنده به یک گفتگو
«احساس میکنم تمرکز شما برای این پروژه گذشته کمی دور بود. شما چی فکر میکنید؟ آیا چیزی وجود دارد که در مورد رویکرد ما به این پروژه نامشخص است؟»
8. انجام ندهید: سعی کنید با بازخورد “غافلگیر کنید”.
ارائه بازخورد می تواند ناراحت کننده باشد. گاهی اوقات، ممکن است احساس ناخوشایندی یا ناخوشایندی به فرد بدهد که میدانید میخواهید بازخوردی به او بدهید—اگر در حالت دفاعی وارد گفتگو شود یا سؤالات دیگری از شما داشته باشد، چه؟
اگرچه جلسات بازخورد می تواند ناراحت کننده باشد، تلاش برای “غافلگیر کردن” فردی با بازخورد می تواند یک لحظه رشد بالقوه را به یک تجربه منفی تبدیل کند. اگر بازخورد شما از سمت چپ باشد، می تواند ناامید کننده، طاقت فرسا باشد و باعث شود فرد احساس کند که شخصا مورد حمله قرار گرفته است. درعوض، مطمئن شوید که به شخص اطلاع داده اید که این یک جلسه بازخورد خواهد بود.
9. انجام دهید: به موقع بازخورد بدهید
انتقاد سازنده در صورتی مفید است که نسبتاً زود پس از انجام عمل ارائه شود. به این ترتیب، سناریو در ذهن هر دوی شما تازه است. اگر بیش از حد منتظر بمانید، بازخورد شما ممکن است کمتر مرتبط باشد، که باعث می شود کمتر مفید باشد. سعی کنید ظرف 2 تا 7 روز پس از وضعیت، بازخورد بدهید.
نمونه ای از بازخورد به موقع
من میخواستم ارائهای را که پنجشنبه گذشته به سهامداران اجرایی ارائه کردید، پیگیری کنم. فکر می کردم اسلایدهای شما واقعاً واضح هستند، اما دوست داشتم زمان بیشتری برای پرسش و پاسخ داشته باشم. شاید دفعه بعد، بتوانید مقداری پیش خواندن را برای رد شدن از اسلایدهای اولیه ارسال کنید
10. انجام ندهید: بدون فکر کردن، بازخورد بدهید
حتی اگر میخواهید به موقع بازخورد بدهید، نمیخواهید فوراً بدون فکر آن را ارائه دهید. حتی اگر یک لحظه متوجه شده اید که این شخص چگونه می تواند بهبود یابد، حداقل یک روز صبر کنید تا مطمئن شوید که این بازخورد باید بیان شود و می توانید این کار را به روشی سازنده و مثبت انجام دهید. قبل از برنامه ریزی جلسه بازخورد خود، از خود بپرسید:
آیا این بازخورد چیزی است که به بهبود آنها کمک می کند؟
آیا آنها نیاز به شنیدن این بازخورد دارند؟
آیا من آماده هستم تا به آنها در طوفان فکری کمک کنم که چگونه پیشرفت کنند؟
در صورت وجود، چه گام های بعدی را فرد می تواند بردارد؟
11. انجام دهید: لحن و زبان بدن دوستانه را حفظ کنید
در نهایت، شما به منظور کمک به بهبود یک فرد، بازخورد ارائه می دهید. حتی اگر ارائه بازخورد سخت است، مطمئن شوید که زبان بدن خود را مثبت و لحن خود را سبک نگه دارید.
ممکن است در ابتدا احساس راحتی نداشته باشید که انتقاد سازنده ای داشته باشید، بنابراین تمرین آنچه را که می خواهید بگویید و نحوه بیان آن را در نظر بگیرید. به لحن خود توجه ویژه ای داشته باشید و مطمئن شوید که اخم نمی کنید، خیره نمی شوید، یا بازوهای خود را روی هم نمی گذارید. حتی اگر واقعاً ناامید نیستید، این سیگنالها میتوانند حالت تدافعی فرد را افزایش داده و منجر به یک جلسه بازخورد غیرمولد شوند. اگر از راه دور بازخورد میدهید، حتماً ویدیوی خود را برای تماس روشن کنید.
